Ulasan Singkat Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) merupakan suatu pendekatan yang melingkupi aktifitas pemetaan, analisis, perbaikan, implementasi, monitoring, dan pengendalian proses bisnis organisasi/ perusahaan yang selaras dengan konsep perbaikan berkelanjutan (continuous improvement).  Proses bisnis didefinisikan sebagai aktifitas dasar sebagai elemen dari proses produksi produk/ jasa suatu perusahaan secara keseluruhan.  BPM berperan penting dalam penataan aliran proses kerja, kualitas sumber daya manusia, kerangka organisasi kerja, arsitektur informasi dan komunikasi, teknologi, dan aspek penunjang lainnya secara serasi.  BPM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi rangkaian proses-proses bisnis perusahaan dari hulu (para supplier) hingga hilir (pelanggan).

Melalui implementasi BPM, suatu perusahaan dapat mengelola proses-proses bisnisnya secara lebih transparan dan terkendali.  Melalui peningkatan transparansi dan kendali proses bisnis inilah proses perbaikan proses bisnis yang berimbas pada peningkatan efisiensi kerja organisasi dapat diwujudkan.  Dengan peningkatan efisiensi proses bisnis diharapkan kualitas produk/jasa yang dihasilkan dan daya saing perusahaan dapat ditingkatkan.

Sebagaimana digambarkan pada gambar 1, Kerangka kerja BPM terdiri dari lima tahapan inti yaitu: (1) identifikasi proses, (2) analisa proses, (3) perancangan perbaikan proses, (4) implementasi rancangan perbaikan proses, dan (5) monitoring dan pengendalian proses.

Gambar 1. Kerangka Kerja Business Process Management (BPM).

Kerangka kerja BPM diawali dengan tahap identifikasi dan pemetaan proses bisnis yang tengah berlangsung. Pemetaan proses bisnis berdasakan standard BPM umumnya dijabarkan melalui standard notasi BPMN (Business Process Model and Notation).  Dengan acuan peta proses eksisting, analisa untuk mengidentifikasi berbagai inefisiensi dan peluang perbaikan dari proses yang tengah berjalan dapat dilakukan.  Hasil analisa akan menjadi dasar dalam merancang perbaikan aliran proses kerja yang kemudian akan diimplementasikan di lapangan.  Untuk implementasi awal, implementasi skala kecil baiknya dilakukan untuk meminimalisir kemungkinan terhentinya operasi perusahaan secara total.  Eksekusi dari implementasi perbaikan aliran proses kerja akan dimonitor, dievaluasi, dan dikendalikan sesuai dengan ukuran performa dan kelayakan proses yang telah disetujui sebelumnya (ongkos, waktu produksi, qualitas produk/layanan, dll).  Hasil monitoring, evaluasi, dan pengendalian ini akan menjadi bahan masukan bagi siklus perbaikan BPM selanjutnya.

Ukuran perusahaan biasanya sebanding dengan kompleksitas rangkaian proses bisnis yang terjadi didalamnya.  Dengan peningkatan kompleksitas rangkaian proses bisnis, potensi peningkatan efisiensipun umumnya akan meningkat.  Dalam kondisi ini, implementasi siklus perbaikan berkesinambungan melalui kerangka kerja BPM secara manual akan menjadi tidak efisien.  Kebutuhan akan penggunaan perangkat lunak (software) BPM/ Enterprise BPM suites akan meningkat.  BPM suite yang lengkap akan menyediakan 5 fungsionalitas berikut: (1) process discovery and project scoping; (2) process modeling and design; (3) business rules engine; (4) workflow engine; dan (5) simulation and testing.  Implementasi BPM suite yang sukses dapat memfasilitasi keinginan perusahaan untuk memperpendek berbagai siklus perbaikan proses bisnis sehingga implementasi transformasi perbaikan perusahaan dapat dilakukan dalam waktu dan resiko yang jauh lebih kecil.  Terdapat sejumlah BPM suites berbayar dan open-source yang tersedia di pasaran seperti dari Appian, Aris/ Software AG, IBM, PegaSystems, Tibco, dll.  Meskipun demikian harga enterprise BPM suite berbayar sangatlah tinggi (mencapai kisaran USD 500.000 tergantung dari vendor dan penawaran paketnya).  Oleh karenanya, studi awal terkait pertimbangan ongkos, cakupan penggunaan, dan keuntungan dari penggunaan BPM suite harus terdefinisi dengan jelas dan ditimbang dengan sebaik mungkin.  Bila studi awal tidak dilakukan, resiko pemborosan akibat tidak terpakainya investasi BPM ini sangat mungkin terjadi.  

Referensi
Dumas, M. et al., 2013. Fundamentals of Business Process Management, Berlin, Heidelberg: Springer Berlin Heidelberg.
van der Aalst, W.M.P., ter Hofstede, A.H.M. & Weske, M., 2003. Business Process Management: A Survey. In Springer Berlin Heidelberg, pp. 1–12.

Semoga Berguna,

MW